El Registro Académico constituye una unidad fundamental para cualquier institución educativa, y en la UFG es una unidad de apoyo que efectúa el seguimiento académico de toda la población estudiantil desde su ingreso hasta su egreso en lo relativo a control y custodia de expedientes de estudiantes, así como los trámites referidos a: Matricula, Inscripciones, Retiros de Ciclo, Movimientos Académicos, y Constancias. Toda su labor está enfocada en el servicio a los estudiantes y personal docente, no obstante presta apoyo a otras unidades internas que lo requieran y que esté relacionado a los estudiantes.

Esta unidad está liderada por el Jefe de Registro Académico  y se compone por cuatro unidades ejecutoras:

• Nuevo Ingreso.
  Es el primer paso que realiza todo candidato que desea realizar sus estudios en la UFG, en dicha unidad se recibe y valida toda documentación de ingreso, se procesa y se le da seguimiento al trámite de inicio en la vida universitaria UFG. Sus trámites están en proceso de virtualización, el más relevante e innovador es la Solicitud de Admisión que puede realizar en línea: http://nuevoingreso.ufg.edu.sv/.

• Atención al Estudiante.
  En esta unidad se concentra la mayor parte de la población estudiantil; durante cualquier fase de su carrera, el estudiante podría requerir de cualquiera de los servicios que se ofrecen en esta unidad, tales como: Asesoría sobre trámites académicos, Proceso de Solicitudes a Consejo Directivo, Verificación de Expedientes Académicos, entre otros.
  Muchos de los servicios de esta unidad están virtualizados y son parte de los accesos a los que todo estudiante tiene derecho dentro de su Escritorio Virtual.

• Egreso, Archivo y Reingreso.
  Ésta es la fase terminal de la vida del plan de estudios del estudiante, en esta unidad se realiza la verificación de haber completado el plan de estudios del estudiante, según los requerimientos institucionales y legales. Así mismo, se encuentra el resguardo de toda la documentación de la vida universitaria de cada estudiante.

• Sistemas.
  Esta unidad es la desarrolladora de las plataformas utilizadas para el procesamiento de notas y trámites académicos que impactan directamente en las demás unidades del Registro Académico, así mismo colabora activa y permanentemente con otros procesos de la UFG como Proyección Social, Planeación y Comunicaciones, Egresados y Graduados, etc.

• Ingreso.
  El aspirante puede informarse e iniciar sus trámites de ingreso a la UFG desde la página de Nuevo Ingreso www.ufg.edu.sv/nuevoingreso, y para ingresar a la Universidad debe completar la Solicitud de Admisión en Línea, alojada en dicha página.
  Al completar la Solicitud de Admisión en Línea, el sistema le enviará un correo electrónico, el cual confirmará el procesamiento de la solicitud y le asignará la identificación institucional del número de carnet. Posterior a ello, debe cerciorarse de contar con los documentos requeridos para entregarlos en Nuevo Ingreso UFG.

• Inscripción de Asignaturas.
  Durante cada ciclo se calendariza un período de inscripción de asignaturas, en el cual los estudiantes seleccionan las asignaturas a cursar durante el ciclo entrante, tomando en cuenta la carga académica ordinaria que el plan de estudios le permite según su diseño y registro en el Ministerio de Educación.
  Cada período de inscripción está regido por la oferta académica de cada decanato y las disposiciones que el Consejo de Decanos tuviera sobre la misma, la logística y técnica del proceso es propuesta por el Registro Académico siguiendo las normativas vigentes y las regulaciones que el último considere oportunas, en conjunto de las disposiciones de la Dirección Financiera.
  El proceso de inscripción se realiza totalmente en línea, a través de una plataforma diseñada para tal objetivo y que está personalizada para cada uno de los estudiantes que cumplen con los requisitos para realizar dicho trámite. Y por ser una herramienta en línea, el estudiante puede realizarlo desde cualquier lugar del mundo que tenga acceso a Internet.
  Este proceso se regula por algunas normas que pueden cambiar según se estime conveniente, no obstante, éstas son algunas de las más importantes.
  1. La inscripción de asignaturas es de carácter personal y el estudiante es responsable de la forma en cómo administra el tiempo al seleccionar las asignaturas y sus horarios.
  2. Los estudiantes podrán inscribir las asignaturas que estén incluidas en el plan de estudio correspondiente y que se estén ofertando según el diseño de los horarios de cada decanato.
  3. El sistema permitirá al estudiante inscribir asignaturas de las cuales haya ganado el prerrequisito correspondiente; caso contrario, Secretaría General podrá eliminar dicha inscripción a través del Registro Académico.
  4. El estudiante deberá pagar el valor respectivo a la matrícula en el tiempo establecido para que su inscripción sea validada y mantener el horario inscrito.
  5. La emisión del carné de estudiante se realiza cada ciclo lectivo dentro del período ordinario y extraordinario establecido por Registro Académico.

• Retiro de Asignaturas y de Ciclo.
  Como parte de la virtualización de los servicios de la UFG, el Registro Académico ha configurado una plataforma para realizar el Retiro de Asignaturas o de ciclo, según el Calendario Académico de cada ciclo.
  
  Así como las demás plataformas del Registro Académico, ésta está personalizada para cada estudiante dentro de su Escritorio Virtual, y le permite realizar movimientos académicos de retiros, adiciones y cambios de asignaturas según la disponibilidad y la oferta académica. De igual forma, si por razones de fuerza mayor, el estudiante puede realizar el retiro del ciclo completo. El uso de esta plataforma es gratuito y automático, lo que le permite al estudiante realizarlo sin necesidad de visitar las instalaciones del Registro Académico, está disponible las 24 horas y el trámite es registrado en el momento en que se ejecuta.
  
  Según el Reglamento General del Registro Académico, el Retiro Ordinario de Asignaturas y Retiro de Ciclo tienen vigencia máxima a la cuarta semana después del proceso de inscripción de asignaturas, y el Retiro Extraordinario tiene vigencia máxima a la octava semana después del proceso de inscripción, el cual puede ser realizado en el sistema antes mencionado y el arancel es cargado en el Talonario virtual para facilitar su pago.
  
  El Retiro Extraordinario de Ciclo tiene vigencia máxima al término del ciclo, es tramitado vía Solicitud al Consejo Directivo, si es concedido cancela el arancel respectivo en Colecturía y presenta la factura en el Registro Académico para aplicar la acción académica.
  
  El Retiro Extemporáneo de Ciclo, es aquel que se realiza después de que el ciclo por retirar ha finalizado, y está sujeto a la aprobación del Consejo Directivo, es importante señalar que no es posible retirar ciclo en el que se ha cerrado con, al menos, una asignatura aprobada.

• Perfil del Registro Académico en Línea.
  Éste es un perfil al cual los estudiantes pueden acceder y obtener información importante sobre su Expediente Académico, y está distribuido de la siguiente forma:
  1. Notas
  a. Expediente Académico: Permite al estudiante ver su historial académico de notas.
  b. Ciclo actual: Permite al estudiante consultar las notas parciales del ciclo en curso, debe estar solvente de sus pagos en el ciclo para poder realizar la consulta.
  c. Pensum: Permite al estudiante visualizar, gráficamente, el plan de estudios en el cual está inscrito y las asignaturas ganadas.
  
  2. Movimiento Académicos
  a. Tercera Matrícula: Este servicio permite al estudiante realizar la acción académica de tercera matrícula para la asignatura que lo requiera.
  
  3. Consultas
  a. Horarios Ofertados: Permite al estudiante consultar los horarios disponibles de las asignaturas del ciclo académico a inscribir.
  b. Solicitudes al Consejo Directivo: Presenta el historial y estado de todas las solicitudes hechas al Consejo Directivo.
  
  Otros Servicios
  1. Actualizar datos: Este servicio permite al estudiante actualizar su información personal, laboral y clínica.
  2. Talonario Virtual: Permite al estudiante imprimir su talonario virtual para efectuar su pago en bancos.

Sobre la Calidad de Egreso.
Para que un estudiante pueda obtener la calidad de egresado, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Haber cursado y aprobado todas las asignaturas del Plan de Estudios de su carrera.
2. Haber obtenido un Coeficiente de Unidades de Mérito (CUM) mayor o igual (7.0) siete punto cero.
3. Cancela el arancel correspondiente al egreso.
4. Completar solicitud de Egreso en línea.
   4.1 El sistema valida la solvencia de pagos y realización de Servicio Social.

Sobre las Unidades Valorativas.
Cada asignatura de un plan de estudio o pensum, registra un valor denominado “Unidad Valorativa”, el cual equivale a los créditos académicos obtenidos por el estudiante al aprobar una asignatura. Una unidad valorativa equivale a 20 horas clase a cargo de un docente en el transcurso de un ciclo académico. Significa que, si una asignatura es de 4 unidades valorativas, esto equivale a recibir 80 horas clases de dicha asignatura, lo cual incluye: clases, laboratorios, etc.

Sobre el CUM
Según el Reglamento de Evaluación de la Universidad, el desempeño académico del estudiante es medido por el Coeficiente de Unidades de Mérito, comúnmente conocido por sus siglas CUM. Esta medida del desempeño, es un tipo de promedio, el cual se calcula de la manera siguiente:

CUM =  (Nota i  UV i) , para i = 1, 2, 3, 4,5…
                   UV                                 

Donde:
NOTAi: Es la nota obtenida en la asignatura i
UVi: Es la cantidad de unidades valorativas de la asignatura i
UV: Es el total de unidades valorativas cursadas.
En la Universidad Francisco Gavidia, el mínimo del Coeficiente de Unidades de Mérito para egresar (CUM) es de siete punto cero (7.0)

CUM Deficitario.
Si el estudiante está cursando su cuarto año y su CUM global es menor de siete punto cero (7.0), debe acercarse a su facultad con el coordinador de su carrera para recibir asesoría de nivelación de carga académica. El asesor le sugerirá, en el dictamen, las asignaturas que cursará nuevamente y el estudiante las seleccionará. Posteriormente, cancela en Colecturía el arancel respectivo por Carga Académica/CUM Deficitario, y después se presenta en Registro Académico con la factura y el dictamen para realizar la inscripción.

Carga Académica
El estudiante puede solicitar una asignatura adicional a lo que su plan de estudios establece, según el nivel que lleva en su carrera. Este trámite es realizado vía Solicitud a Consejo Directivo, al ser concedida se cancela el arancel correspondiente y aplica la carga en el Registro Académico.

Debe tenerse en cuenta que la asignatura debe estar ofertada y está sujeta a la disponibilidad de cupo de la misma.

La solicitud será objeto de análisis de aplicabilidad el cual toma en cuenta el art. 42 del Reglamento General del Registro Académico: “Solamente podrán solicitar autorización para carga académica adicional, aquellos estudiantes que quieran adelantar asignaturas de su plan de estudios y que tengan un CUM igual o mayor que 8.0, siempre y cuando la carga académica adicional no exceda de 4 U.V.”  Cualquier otro caso especial queda a criterio de aplicabilidad.

Asignaturas Financiadas por Estudiantes.
Son aquellas que no han sido contempladas en la Oferta Académica Ordinaria de un ciclo determinado según la planificación de cada decanato y que, al menos un estudiante la solicita para nivelarse bajo el conocimiento que asume los aranceles correspondientes y aplicables al Instructivo vigente, debe ser tramitada vía Solicitud a Consejo Directivo por cada uno de los interesados.

Requisitos para solicitar una asignatura financiada:

• Haber ganado el prerrequisito de la asignatura a solicitar.

• Por cada asignatura a solicitar es un arancel individual y separado de la matrícula.

• Ha de cancelar el arancel básico para la inscripción de la asignatura, el cual puedes cancelar una vez la solicitud haya sido concedida.

• A la décima semana del ciclo, se realizará un Ajuste de Arancel de Asignatura, el cual servirá para determinar si es necesario cancelar algún complemento, en caso la asignatura cuente con menos de 18 estudiantes inscritos.

• El arancel es calculado en función del número de estudiantes que tengan concedida su solicitud [de uno a diecisiete], de dieciocho estudiantes en adelante el arancel es fijo.

• Una vez se hayan cumplido las fechas del calendario para este proceso no se aplicarán modificaciones.

• Aplican aranceles adicionales como laboratorios, carga académica, etc., según sea el caso.

• No aplica la devolución después de haberse realizado el pago.

Tercera Matrícula.
Inscripción de una misma asignatura por tercera ocasión. Los estudiantes que reprueben asignaturas en segunda matrícula, deberán realizar dicho trámite en su perfil del Registro Académico en las fechas señaladas. El sistema del Registro Académico determinará la carga académica a cursar en el ciclo respectivo, tomando en cuenta los criterios siguientes:
1. El estudiante que inscriba en tercera matrícula podrá inscribir como máximo dos asignaturas adicionales.
2. Ningún estudiante podrá inscribir simultáneamente más de dos signaturas en tercera matrícula.
3. En otros casos, el estudiante podría presentar Solicitud a Consejo Directivo en el Registro Académico por Reinscripción de Asignatura [este trámite podría implicar un arancel]

Traslados.
El estudiante podrá trasladarse del Centro Regional de Occidente a la Sede Central o viceversa hasta dos veces, vía Solicitud a Consejo Directivo.

De ser concedido, el Registro Académico correspondiente solicitará el expediente académico del estudiante al de la sede de procedencia.